La gestion du courrier et la GED
Les risques et les enjeux de la dématérialisation
Le document, quel qu’il soit, est trop souvent considéré comme un mal obligatoire qu’il faut rapidement classer, archiver et oublier, alors qu’il est la source vive de ce qui fait la valeur de toute entreprise : l’Information. La plupart des SI sont atteints de la maladie d’Alzheimer alors que la solution existe, il suffit de la mettre en œuvre.
En fait, mails, fax, courriers, notes, colis, post-it, sms, notices, ... sont autant de supports d'entrées sorties d'informations écrites, informations qui, malheureusement, sont trop souvent perdues, alors qu'elles peuvent, par leur existence, aider l'entreprise, voire parfois lui nuire, si elle n’en a pas connaissance et conscience.
Toute cette information non maîtrisée représente donc une perte de connaissances entraînant pertes de temps, pertes d'efficacité, risques juridiques, risques commerciaux, litiges...
Dans une société qui évolue très vite,
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où chaque acteur tente de plus en plus de limiter ses responsabilités,
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où les moyens de communication modernes ont multiplié les écrits, accéléré le processus par la diminution des délais d'acheminement et la spontanéité des réponses,
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où les pouvoirs publics encouragent la dématérialisation,
il devient vital pour l'entreprise de bénéficier des performances d'outils capables de permettre, non seulement de capturer rapidement et facilement l'information, mais également de la classer, de l'enrichir, de la retrouver et de l'exploiter, de l’archiver, voire, le cas échéant, de la détruire.
Ces outils doivent s'adapter à la structure hiérarchique de l'entreprise, à son plan de classement et d'archivage s'il existe et à l'organisation de ses flux d'informations. Ils doivent également permettre à chaque individu, ou groupe d'individus concernés, d'être informé de l'entrée et de la sortie d'une information, lui permettre en fonction de ses droits, d'y accéder, d'y apporter une réponse ou un commentaire et de l'exploiter.
Enfin, ces outils doivent permettre d'analyser statistiquement et de manière croisée, les volumes, les délais, les charges de gestion, par individu ou groupe d'individus, par type de support, nature d'information, afin d'en déduire les stratégies adéquates.
Avec de tels outils, l'information reste vivante, active et non lettre morte.
Nous mettons nos compétences à votre disposition afin de vous accompagner dans votre processus de dématérialisation.